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Die Digitalisierung im Bereich Human Resources

von Portrait von Christine Pittermann Christine Pittermann
Veröffentlicht am 19. April 2021

In den meisten Unternehmen hat der Prozess der Digitalisierung längst begonnen, denn zahlreiche Manager haben erkannt, dass dies viele Vorteile bietet, unter anderem im Bereich der Human Resources (HR), also im Personalwesen. Wirtschaftsexperten schätzen, dass bereits über die Hälfte der Unternehmen in die Digitalisierung investieren, denn sie versprechen sich folgende Vorzüge:

·         Eine Senkung der Kosten

·         Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter

·         Verbesserung des Zeitmanagements

Doch einige Unternehmen hängen in der Entwicklung noch hinterher und sind noch dabei, die Staubschicht jahrelanger Versäumnisse im Bereich der modernen Technologie zu entfernen. Vielleicht liegt es auch daran, in welcher Branche die einzelnen Unternehmen tätig sind.

So sind innovative Firmen, die sich von Berufs wegen sowieso in der Welt der modernen Technologie bewegen wie beispielsweise das Vulcan Vegas Online Casino oder Softwarefirmen, im Allgemeinen näher dran an innovativen Ideen als Traditionsunternehmen, die immer noch auch papierlästige Arbeitsprozesse setzten, denn neue Errungenschaften setzen auch etwas Mut seitens der Personaler voraus.

Die Krise als Treiber der Digitalisierung

Spätestens als die Krise begonnen hat, war ein Umbruch zu registrieren, da viele Mitarbeiter von zu Hause aus, also im Homeoffice, arbeiten mussten. Zahlreiche Unternehmen mussten dann damit beginnen aufzurüsten. Der Druck, der auf den Unternehmen lastete, wurde immens groß, denn auf einmal waren einfache Vorgänge nicht mehr möglich, zum Beispiel der Blick in eine bestimmte Akte oder auf ein Dokument, das in einem Ordner abgeheftet war. Außerdem war da noch die Frage der Zuständigkeit. Wer sollte sich um die Umrüstung kümmern und wer sollte die Verantwortung dafür tragen? War es eher die Aufgabe der IT-Abteilung oder lag es in den Händen des Managements? Die Krise brachte nun beide Seiten etwas enger zusammen. Die Lösung aller Probleme sollte die Digitalisierung mitbringen, indem ein System implementiert wird, das ermöglicht, dass die Mitarbeiter Zugriff auf alle für ihren Bereich relevanten Informationen erhalten, auch von zu Hause aus im Home Office. Bedacht werden muss auch, dass moderne Unternehmen international operieren und mit Mitarbeitern kommunizieren, die auf der ganzen Welt verstreut sind. Da liegt es nahe, dass eine Zusammenarbeit nur dann effizient erfolgen kann, wenn alle Mitarbeiter auf alles Zugriff haben.

Das Positive daran war, dass die Umstellung recht schnell über die Bühne ging. Das lag unter anderem daran, dass die Lösungen bereits fertig bereitgestellt werden konnten, die darüber hinaus auch leicht zu bedienen waren. So waren Prozesse in der Administration oder Arbeitszeiterfassung rasch integriert und waren daher auch kein Problem mehr.

Vertrauen ist manchmal nicht genug

Viele Prozesse im Arbeitsleben haben sich in der Zeit der Pandemie geändert. Der Grund ist, dass die meisten Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Dokumente, die auf Papier ausgedruckt in dem Aktenordner landen, gibt es nicht mehr, sondern sie wurden durch digitale Dokumente abgelöst, die in einem virtuellen Ordner in der Cloud landen. Diese Änderung hat den Vorteil, dass mehr Transparenz vorhanden ist.

Doch wie kann ein Arbeitgeber sicher sein, dass der Angestellte zu Hause auch genauso gewissenhaft seiner Tätigkeit nachgeht wie im Büro? Das Thema Zeiterfassung wird von vielen Personalern als recht heikel betrachtet. Dabei spielen auch Aspekte wie Datenschutz eine Rolle. Auch bewerten einige Mitarbeiter Zeiterfassungsprogramme als Kontrolle. Auf der anderen Seite jedoch ist es doch auch im Unternehmen so, dass man kontrolliert wird.

Dabei spielt auch eine Rolle, wie groß das Unternehmen ist. Wo große Konzerne auf Kontrollsoftware verwenden, setzen junge Start-ups eher auf Vertrauen. Dies dürfte aber mehr der Unternehmenskultur geschuldet sein. Auch wird dort vielmehr projektbasiert gearbeitet. Das bedeutet, für die Fertigstellung eines bestimmten Projekts wird dort lieber eine Deadline vorgegeben. Solange der Mitarbeiter diese Anforderung erfüllt, ist es in Ordnung.

Die Unternehmen im Fokus

Nehmen wir nun die Unternehmen unter die Lupe. Bei der Betrachtung des Willens, neue Wege zu beschreiten, Mut zu Innovation und Digitalisierung zu haben und Kompetenz in mehreren Bereichen sind die Verteilungen normal. Aber wie sieht es bei der Digitalisierung in den Human Resources aus? Einige Unternehmen, die auf Innovation und Fortschritt setzen, haben bereits große Schritte gewagt. Andere wollen zwar mehr Digitalisierung, aber sie stoßen an Grenzen, denn nicht überall gibt es die gleichen Rahmenbedingungen.

Aber in einem Punkt sind sich alle einig: Moderne Technologie erfährt hohe Akzeptanz und wird im Allgemeinen als positiv betrachtet, insbesondere jetzt, wo die Arbeit aus der Ferne, also „Remote Work“, so relevant ist. Aber auch in normalen Zeiten wird es so sein, dass zunehmend digitalisiert wird. Das bedeutet, dass Digitalisierung kontinuierlich stattfindet und erfolgt Schritt für Schritt.

Auch hier haben Konzerne aus der Tech-Branche die Nase vorn. Dies kann man feststellen, indem man sich die Form der Unternehmen anschaut. So ist es heute eher der Fall, dass die HR heute eine andere Funktion innehaben und die klassischen Hierarchien nicht mehr gültig sind. Vielleicht wird es in Kürze auch keine HR mehr in der Form geben, wie wir sie noch kennen. Mitarbeiter werden heutzutage nicht einfach nur verwaltet, sondern vielmehr sollten sie dazu motiviert werden, sich weiterzuentwickeln. Dafür müssen sich aber das Management und die Angestellten auf Augenhöhe begegnen.

Die Entwicklung der Mitarbeiter muss hierbei insbesondere auf die Technologie konzentriert werden. Das ist der Schlüssel zum Erfolg. Dafür muss der Angestellte aber die Möglichkeit haben, auf bestimmte Ressourcen zuzugreifen und damit umgehen zu können, ohne zuvor eine bestimmte Schulung absolviert zu haben. Ohne technologische Fortschritte wird es in einer modernen Welt kaum möglich sein, produktiv und effizient zu arbeiten.