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Die Integration von Microsoft Teams in Office-Anwendungen

In dem heutigen, modernen Zeitalter ist die Digitalisierung auf dem Vormarsch. Ob für Bildungsinstitutionen, Start-ups oder alteingesessene Unternehmen, vor allem die Integration von Microsoft Teams in Office-Anwendungen bietet zahlreiche Vorteile. Hier gibt es die wichtigsten Informationen dazu.

Microsoft Teams

Spätestens seit der Corona-Pandemie und Home-Office sowie Home-Unterricht sind Team-Softwares allgemein bekannt. Eine besondere Art bietet Microsoft Teams, vor allem für Unternehmen in Bezug auf Office-Anwendungen.

Teams wurde von Microsoft entwickelt und kam 2017 auf den internationalen Markt. Hierbei handelt es sich um eine Plattform mit besonderen Funktionen und Eigenschaften. Microsoft Teams ist über Microsoft 365 erhältlich und in der Pro-Version von Windows 11 bereits integriert. Für alle anderen Windows 11 sowie für Windows 10 mit aktuellen Updates, ist die Software nachträglich zu installieren.

Diese kombinierbaren Funktionen und Eigenschaften bringt Microsoft Team mit sich:

- Chat

- Teamarbeiten

- Besprechungen und Online-Meetings via Chat, Telefon, Konferenz- und Videocalls

- Erstellung von Notizen und Anhängen

- Dokumentenaustausch zwischen Mitarbeitern und anderen Unternehmen

- Integration von Fremdunternehmen und Kunden

- 37 Sprachen verfügbar

- Zahlreiche Erweiterungen zur Integration von Drittanbieter-Produkten

- Erweiterter Identitäts- und Gästezugangschutz

Vor- und Nachteile der Integration von Microsoft Teams

Wie jede Software, verfügt auch Microsoft Teams über Vor-, aber auch Nachteile. Welches Potenzial dahinter für einen gewünschten oder unerwünschten Einfluss bezüglich der Ansprüche steckt, hat jedes Unternehmen für sich individuell zu entscheiden

Vorteile:

- Zeitersparnis durch Verbindung von Office-Anwendungen verschiedener Mitarbeiter/Abteilungen

- Bessere, effektivere Zusammenarbeit vor allem bei Projekten

- Optimierter Informationsfluss inner- und außerhalb eines Unternehmens

- Zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten

- Ortsunabhängige Verwendung, weil auch als App für mobile Endgeräte erhältlich

- Datenspeicherung und -sharing

- Sichere Datenaufbewahrung und Datenverlust-Prävention

- Compliance-Leadership mit EU-Modellbestimmung

- Weniger Krankschreibungen durch die Möglichkeit von Home-Offices

Nachteile:

- Keine Whatsapp-Verknüpfung

- Teilen von digitalen Daten über mobile Geräte eingeschränkt

- Durch Threading unübersichtlichere Benutzeroberfläche

- Nur EU-Schutzstandards; Deutsche Standards sind höher

- Microsoft Teams Hosting in us-basierter Microsoft Cloud, daher kein us-amerikanischer Zugriff auf Daten nicht 100-prozentig auszuschließen

- Chatsools ohne Datenaufbewahrungsfristen

- Häufiger Installations- beziehungsweise Anwendungsfehler auf Windows 10 Microsoft-Office-Anwendungen

Um zu wissen, ob Microsoft für Office-Anwendungen überhaupt vorteilhaft für ein Unternehmen oder eine Schule sind, kommt es auf die jeweilige Nutzung dieser an. Findet beispielsweise lediglich Word Verwendung, gibt es andere, besser überschaubare Integrationen, um Word-Dateien zu teilen oder gemeinsam zu bearbeiten.

Microsoft Teams lohnt sich dann, wenn mehrere Office-Anwendungen zum täglichen Arbeitsalltag zählen. Vor allem bei Team- und Projektarbeiten, wo schneller Zugang auch für weiter entfernt sitzenden Kollegen gewährleistet ist, macht die Integration von Microsoft Team Sinn. Hier ein Überblick über die Office-Anwendungen, die mit Microsoft Teams nutzbar sind:

- Microsoft Word

- Microsoft Excel.

- Microsoft PowerPoint

- Microsoft Outlook

- Microsoft Note

- Microsoft Access.

- Microsoft Publisher

Fehlende Unterstützung von Microsoft Teams

Wenngleich es den Anschein macht, dass Microsoft Teams in allen Office-Anwendungen des gleichen Herstellers uneingeschränkt nutzbar sind, ist dies nicht ganz der Fall. Folgend einige Bereiche, in denen die Microsoft Team Integration keine Unterstützung möglich ist:

- Dynamics 365 Customer Engagement als On-Premises-Software (Sicherheitseinstellungen für Steuerung von bestimmten Features, Daten und Bildschirmfeldern)

- Microsoft Dataverse-Umgebung zur Speicherung, Verwaltung und Freigaben von geschäftsinternen Daten

- über Legacy-Webclient und Legacy Apps

- Dynamic 365 und Microsoft Teams in unterschiedlichen Mandanten

Fazit

Microsoft Teams präsentiert sich als ein fähiges System, das einige verbesserungswürdige Mängel aufweist. Dennoch kann die Integration in Office-Anwendungen im regen Arbeitsalltag sehr sinnvoll sein, sodass die Anschaffung immer an die Anlehnung an die individuellen Ansprüche entschieden werden sollte.