Panorama Umzug

Checkliste für einen sicheren Firmenumzug

Ein privater Umzug ist oft schon stressig genug, doch ein Firmenumzug gestaltet sich noch zeitintensiver und aufwendiger. Vor allem wenn neben den Büroräumen auch Produktionsmaschinen und Lagerstätten vorhanden sind, wird der Umzug zu einem anspruchsvollen Vorhaben. Mit unserer Checkliste für einen sicheren Firmenumzug wechseln Sie den Unternehmenssitz ohne weitere Probleme.

Vorplanungen

Schon sobald das Umzugsvorhaben feststeht, sollten Sie sich Ihren Mietvertrag anschauen, denn bei gewerblichen Immobilien kann die Kündigungsfrist durchaus 12 Monate betragen. Haben Sie eine neue Betriebsstätte gefunden und dort den Mietvertrag unterschrieben, müssen Sie vor dem Umzug Zeit für Renovierungen in den alten und neuen Räumlichkeiten einplanen. Nun ist es an der Zeit, einen Umzugstermin festzulegen. Dabei empfiehlt es sich typische Urlaubszeiten zu vermeiden, damit Ihnen Ihre Mitarbeiter in dieser bedeutsamen Zeit nicht fehlen.

Umzugsunternehmen beauftragen

Es empfiehlt sich, den Firmenumzug mit einem Umzugsunternehmen durchzuführen, das Ihnen mit seiner Expertise bei der Beratung, Planung und Durchführung des Ortswechsels behilflich ist. Solche Unternehmen haben die erforderlichen Transport- und Verpackungsmittel, um auch sperrige, schwere und sensible Geräte und Waren sicher von einem Ort zum anderen zu transportieren. Besprechen Sie mit dem Unternehmen auch, dass während des Umzugs mobile Halteverbotszonen eingerichtet werden und kümmern Sie sich um eine ausreichend hohe Transportversicherung. Weitere Dienstleistungen von Umzugsfirmen sind die Demontage und Montage von Möbeln sowie die temporäre Einlagerung von Gütern. Kleine Firmen können natürlich auch das eine oder andere selbst ausführen, wie etwa den Ab- und Wiederaufbau der Möbel.

Umzug bekanntgeben

Nun wird es Zeit Nägel mit Köpfen zu machen. Kündigen Sie, sofern noch nicht geschehen, den bestehenden Mietvertrag und informieren Sie Ihre Angestellten über den Umzug. Die sollten ihre Termine dementsprechend anpassen. Auch eine Information für Kunden und Geschäftspartner, dass es während der Umzugsphase zu Verzögerungen kommen kann, macht Sinn. Setzen Sie sich auch mit Ihrem Telekommunikationsanbieter in Verbindung und erteilen Sie rechtzeitig einen Umstellungsauftrag.

Etwa ein Monat vor dem Umzug

Der Umzug naht und Sie können die Zeit nutzen, Ihre Adresse anzupassen, zum Beispiel im Handelsregister und den Gelben Seiten. Auch Briefköpfe und Visitenkarten mit den neuen Adressdaten müssen angefertigt werden. Auf Ihrer Webseite empfiehlt sich ein Hinweis mit dem Umzugsdatum und der neuen Anschrift.

Bestandsaufnahme und Inventur

Nutzen Sie die Zeit, Ihre technischen Gerätschaften und Einrichtungsgegenstände zu überprüfen und zu inventarisieren. Schauen Sie dabei auch, ob eventuell Neuanschaffungen nötig sind. Vielleicht benötigen Sie an der neuen Betriebsstätte auch weniger Inventar, dann sollten Sie sich um die Entsorgung der überflüssigen Güter kümmern.

Die neue Betriebsstätte planen

Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken über die neue Betriebsstätte, indem Sie planen, wer wo arbeitet und wo welche Güter gelagert werden. Am besten haben Sie vorher schon eine genaue Vorstellung davon, wie die neuen Betriebsräume aussehen, wenn sie fertig sind. Setzen Sie bei der Einrichtung Prioritäten, damit die Betriebsabläufe so wenig wie möglich von dem Umzug beeinträchtigt werden.

Zwei Wochen vor dem Umzug

Etwa zwei Wochen vor dem Umzug sollten Sie einen Nachsendeauftrag bei der Post stellen und eine Reinigungsfirma beauftragen, die nach dem Umzug in Ihrer alten Betriebsstätte aufräumt. Wichtig ist nun auch, den Stromanbieter zu kontaktieren, damit beim Auszug die Zählerstände in den alten Räumen abgelesen werden. Eventuell müssen Sie auch Termine mit speziellen Firmen machen, die in der neuen Betriebsstätte Ihre Elektroinstallationen, Telefonanlagen u.ä. installieren. Außerdem sollten Sie anfangen, Umzugskartons zu packen und zu beschriften.

Übergabe der Räumlichkeiten vorbereiten

Nun ist es auch Zeit, Termine mit dem bisherigen und neuen Vermieter für die Übergabe der Räumlichkeiten zu machen. Erstellen Sie für den Termin mit dem neuen Vermieter ein Übergabeprotokoll, in dem eventuelle Mängel der Betriebsräume festgehalten werden.

Am Umzugstag

Übergeben Sie nach der Reinigung die alten Räume an der Vermieter und halten Sie zuvor die Zählerstände schriftlich fest. Seien Sie beim Umzug präsent und kontrollieren Sie einen ordnungsgemäßen Ablauf.

Nach dem Umzug

Nach dem Umzug sollten Sie die Inventarlisten prüfen, das Impressum auf Ihrer Webseite ändern und alle mit dem Umzug in Verbindung stehenden Rechnungen für die Steuererklärung beiseite legen. Geschafft!