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Dienstplanerstellung mit Excel - die Nachteile überwiegen

von Portrait von Christine Pittermann Christine Pittermann
Veröffentlicht am 16. Februar 2022

In vielen Unternehmen und Personalabteilungen werden die Dienstpläne immer noch mit Excel erstellt. Doch das ist heutzutage nicht mehr der beste Weg, um solche Pläne zu erstellen. Zwar sind die Excel Tabellen sehr vielfältig und individualisierbar, jedoch gibt es mittlerweile deutlich bessere Lösungen. Diese helfen Ihnen auch, die wachsenden Anforderungen zu bewältigen und in Zukunft gut aufgestellt zu sein. Im Folgenden erklären wir Ihnen, warum Sie Excel nicht mehr einsetzen sollten, um Ihre Dienstpläne zu erstellen.

Dienstplan mit Excel - ist das noch zeitgemäß?

Excel ist relativ komplex in seiner Bedienung. Das macht das Programm einerseits so gut, andererseits auch gar nicht so einfach zu bedienen. Ein richtiges Datum zu formatieren, das schaffen wahrscheinlich auch Anfänger. Doch sobald es an komplexe Formeln und Verknüpfungen geht, werden Mitarbeiter mit langjähriger Excel Erfahrung benötigt. Diese sind in einem Unternehmen jedoch nicht unbedingt vorhanden.

Selbst wenn, dann beschränkt sich das auf eine oder ein paar wenige Personen, welche anschließend relativ viel Zeit in die Erstellung des Dienstplans investieren müssen. Das sorgt dann ebenfalls dafür, dass sich schnell Fehler einschleichen. Zudem sind die Dienstpläne relativ intransparent.

Vorteile eines digitalen Dienstplans

Trotzdem gibt es auch eine sehr gute Dienstplan Vorlage für Excel, diese ist bereits fertig erstellt und muss lediglich ausgefüllt oder angepasst werden. So sparen Sie einiges Zeit. Eine digitale Schichtplanung ist jedoch deutlich effizienter. Mit wenigen Klicks können neue Schichten angelegt werden und die Mitarbeiter werden per Drag and Drop hinzugefügt. Parallel wird auch die Stundenzahl der Mitarbeiter erfasst, sodass gesetzliche Vorgaben oder persönliche Wünsche automatisch eingehalten werden. Innerhalb eines digitalen Dienstplans können die Mitarbeiter einfach ein und ausstempeln und haben ständig Zugriff auf den Plan.

Probleme können zudem sehr schnell behoben werden. Auch das Vergabeverfahren der einzelnen Schichten ist sehr transparent, Mitarbeiter können sich sogar auf einzelne Schichten bewerben. Das bietet Planungssicherheit und ein hohes Maß an Gestaltungsspielraum. Zudem können allen Mitarbeitern Rechte zugewiesen werden, sodass der Arbeitsplan sogar selbstständig erstellt werden kann.

Die Probleme von Excel bei der Dienstplanerstellung

Wenn Sie bislang lediglich mit Papier und Stift die Dienstpläne erstellt haben, dann ist Excel bereits ein Fortschritt. Zudem werden in der Regel keine weiteren Kosten fällig, da die meisten Unternehmen bereits Microsoft Office Lizenzen besitzen. Excel kann für den Dienstplan also zusätzlich noch mitgenutzt werden. Trotzdem sind digitale Lösungen mittlerweile besser geeignet für die Dienstplanerstellung, aus folgenden Gründen:

Zeitintensiv

Eine Excel Vorlage zu erstellen benötigt sehr viel Zeit, ebenso ist es, wenn diese ausgefüllt wird. Zudem müssen bestimmte Informationen immer wieder neu angepasst werden, wie Krankheit, Urlaub oder Wünsche der Mitarbeiter.

Keine Praxisnähe

Der tatsächliche Arbeitsbedarf wird in einer Excel Vorlage nur unzureichend abgebildet. Softwarelösungen nutzen intelligente Algorithmen, die mit den Kennzahlen des Unternehmens verknüpft sind. Der Bedarf an Mitarbeitern wird darauf aufbauend optimal angepasst. Sie bekommen direkt angezeigt, wann welche und wie viele Mitarbeiter benötigt werden. Unnötige Überstunden oder “leere” Zeiten können dadurch sehr gut vermieden werden. All das ist bei einer Excel Vorlage nicht möglich, wodurch die Personalkosten dabei auch höher sein werden.

Keine Schnittstellen

Ebenfalls bietet eine Excel Vorlage keine Schnittstellen zu einer Lohnabrechnungssoftware oder anderen Tools. Alle Daten müssen manuell nochmal eingegeben und abgeglichen werden.

Keine Kommunikation mit Mitarbeitern

An einer Excel Datei kann immer nur eine Person arbeiten. Zudem gibt es kein Reglement, welches festgelegt, wer welche Information einsehen darf oder auch nicht. Ebenfalls ist es kaum möglich, nachzuverfolgen, wer etwas an der Datei verändert hat. Natürlich kann die Excel Tabelle auch in einer Cloud bereitgestellt werden, langfristig läuft man dabei jedoch Gefahr, dass plötzlich unterschiedliche Versionen dieser Vorlage auftauchen.

Keine Individualität

Mithilfe eines digitalen Tools können die Präferenzen und Wünsche der Mitarbeiter deutlich besser in den Dienstplan integriert werden. So können Mitarbeiter auch bestimmte Zeiten blocken und dadurch eine gute Work Life Balance erzielen, was sich langfristig auf die Zufriedenheit auswirkt. Die Pläne sind deutlich individueller und auch die Mitarbeiter werden glücklich darüber sein.

Für eine perfekte Dienstplanerstellung sollten Sie also auf ein digitales Tool setzen. Wenn Sie die Dienstplanerstellung bislang noch gar nicht digitalisiert haben, dann können Sie aber auch zunächst mit Excel beginnen.