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Räume für ihr Büro finden

von Portrait von Christine Pittermann Christine Pittermann
Veröffentlicht am 6. Juni 2017

Die Digitalisierung ist derzeit in aller Munde und sorgt dafür, dass alles immer schneller und technischer wird. Aber Deutschland liegt im internationalen Vergleich der Industrienation in diesem Bereich weit zurück. Warum ist das so? Und wo gibt es Potenzial und Möglichkeiten am eigenen Arbeitsplatz?

Viele Arbeitnehmer in Deutschland stehen der Digitalisierung grundsätzlich skeptisch gegenüber, da sie die Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt nicht abschätzen können. Die fehlenden Kenntnisse können in Zukunft besonders zu Problemen in der Prozessoptimierung führen. Denn die Zeit, in der alle Rechnungen in Aktenordner abgelegt werden und postalisch versandt werden, sollte eigentlich längst vorüber sein. Diese Entwicklung kann schließlich auch zu einer wirtschaftlichen Stagnierung führen, weil andere Nationen bereits die unzähligen Möglichkeiten der Digitalisierung berücksichtigen. Dabei spielt besonders die Nutzung von digitalen Schnittstellen bei internen Prozessen und der Kommunikation mit dem Kunden eine Rolle. Hier gibt es mittlerweile unzählige praktische Lösungen, die viele Vorgänge innerhalb des Unternehmens optimieren können.

Flexibilität und Dynamik sind hier das Stichwort – der moderne digitale Arbeitsplatz sollte sich den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens und der Kunden anpassen. Ein simples Beispiel ist die Optimierung der Rechnungsverarbeitung und Rechnungsversendung. Digitale und automatisierte          Softwarelösungen in diesen Bereichen bietet u.a. fido-buerosysteme.de an. Ein Ziel des passenden Dokumentenmanagementsystems  ist die digitale Archivierung für ein Büro ohne unübersichtliche Papierstapel. Digitale Akten sorgen zudem dafür, dass alle Mitarbeiter die notwendigen Dokumente jederzeit griffbereit haben – die beste Voraussetzung für effektives Home-Office. Damit arbeiten alle Mitarbeiter in einem zentralen System und können über Chats und Benachrichtigungen bei Bedarf schnell in Kontakt treten. Hinzu kommt die einfache und schnelle Absprache bei Einarbeitungen und Vertretungen am Arbeitsplatz. Unvollständige, schwere und unübersichtliche Aktenordner gehören damit endgültig der Vergangenheit an.

Darüber hinaus lässt sich mit der Implementierung von Systemen z.B. zur Rechnungsbearbeitung die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Nach Eingang des Rechnungsdokuments werden alle Daten gescannt und ausgelesen. Über einen Rechnungsworkflow werden schnell alle verantwortlichen Personen in den Prozess eingebunden und können mit einem Mausklick Rechnungen genehmigen oder ablehnen. Die rechtskonforme digitale Archivierung sorgt zusätzlich dazu, dass die Rechnungen bei z.B. Wirtschaftsprüfungen schnell im System aufgerufen werden können. Dabei werden fehlerhafte und doppelte Rechnungen gar nicht erst erfasst. Schlussendlich wird damit auch die immer weiter zunehmende Flut an E-Mails und Papier reduziert, was gleichzeitig zur Reduzierung der Druck- und Papierkosten führt.
An diesem simplen Beispiel wird deutlich, wie eine einzelne Softwareimplementierung im Zuge der Digitalisierung dafür sorgt, dass Prozesse optimiert werden können. Die Unternehmen in Deutschland sollten sich zeitnah mit praktischen Lösungen dieser Art auseinandersetzen um den Anschluss im internationalen Vergleich nicht gänzlich zu verlieren.